Talvolta capita di ricevere un PDF da compilare e di non sapere bene come fare. Lo apriamo, proviamo a scriverci sopra, e niente: il cursore non funziona, il testo non si aggiunge, e finiamo per stampare il foglio, riempirlo a penna e scansionarlo di nuovo.
Per fortuna, scrivere su un PDF oggi è molto più semplice di quanto pensiamo, e non serve installare programmi complicati o pagare abbonamenti costosi. Vediamo insieme come fare, sia dal computer che dal telefono, e qualche accorgimento per non combinare pasticci con la formattazione.
Quando serve davvero scrivere su un PDF
Il PDF è ormai il formato per eccellenza quando si tratta di documenti ufficiali, e proprio per questo ci ritroviamo a doverlo usare in un sacco di situazioni quotidiane.
Pensiamo ai moduli da compilare, quelli amministrativi che ci chiedono nome, cognome, dati personali. Oppure ai contratti, che magari dobbiamo firmare e rimandare in fretta senza avere una stampante a portata di mano. Le fatture, i documenti fiscali, le iscrizioni a scuola o a un corso. E poi ci sono gli usi più informali: aggiungere appunti a una dispensa, evidenziare un passaggio importante, scrivere una nota a margine di un report che dobbiamo rivedere.
In tutti questi casi, dover ricorrere alla stampa è una perdita di tempo enorme. Saper scrivere direttamente sul file ci fa risparmiare minuti preziosi, e soprattutto ci permette di gestire tutto dal divano, dall’ufficio o in mezzo a una giornata di corsa.
Cosa puoi fare e cosa no su un file PDF
Prima di metterci all’opera, è utile capire una cosa: le tipologie di PDF in cui è possibile imbattersi e cosa possiamo fare con ciascuno. Ci sono i PDF compilabili, i più comodi, perché vanno solo riempiti: presentano i campi già pronti dove inserire i dati richiesti.
Poi ci sono i PDF standard, quelli che rappresentano semplicemente l’immagine e il testo presente in un documento, senza campi predisposti. Su questi di solito non interveniamo, ma possiamo comunque aggiungere il nostro: un livello di testo, un commento, una richiesta di modifica.
Infine ci sono i PDF protetti. Questi sono bloccati con una password o con restrizioni che impediscono la modifica, di solito perché contengono informazioni sensibili o ufficiali. Senza la password o i permessi giusti, non c’è strumento che tenga: vanno sbloccati da chi li ha creati o tramite l’apposito codice.
Come scrivere su un PDF dal computer
Dal computer la strada più semplice e veloce è usare un editor online, senza scaricare nulla: strumenti che funzionano direttamente nel browser, come OpenPDF, che non occupa spazio sul disco e possiamo lavorare da qualsiasi macchina, anche una non nostra.
Il procedimento è lineare. Apriamo il sito dell’editor, trasciniamo il nostro PDF e a quel punto si apre l’area di lavoro. Da lì selezioniamo lo strumento testo, clicchiamo nel punto del documento dove vogliamo scrivere e iniziamo a digitare. La maggior parte degli editor ci permette di scegliere il font, la dimensione, il colore, e di mettere il testo in grassetto o in corsivo, esattamente come faremmo in un programma di scrittura.
Per chi vuole una soluzione pratica, c’è la possibilità di modificare i PDF online senza registrarti. OpenPDF lavora interamente nel browser, quindi i file non vengono spediti su server esterni ma elaborati sul nostro computer. Una volta finito, scarichiamo il file modificato e abbiamo concluso la procedura.
Come scrivere su un PDF dal telefono
E quando siamo in giro e abbiamo solo lo smartphone? Nessun problema, perché si può scrivere su un PDF anche dal telefono, e in modo neppure troppo diverso rispetto al computer.
La via più immediata è aprire il browser del telefono e andare su un editor online che funzioni anche da mobile. I servizi migliori hanno un’interfaccia che si adatta automaticamente allo schermo piccolo, quindi carichiamo il PDF, tocchiamo il punto dove scrivere e usiamo la tastiera del telefono per inserire il testo. Funziona sia su Android che su iPhone, senza distinzioni.
In alternativa, esistono app dedicate da scaricare, ma il consiglio è di provare prima la soluzione via browser. Le app spesso chiedono registrazioni, occupano spazio e a volte mettono limiti o filigrane sui file gratuiti. Su iPhone, tra l’altro, c’è anche la possibilità di usare l’app File integrata per piccole annotazioni veloci, ma per un lavoro più completo l’editor online resta la scelta più versatile.
Aggiungere firma e immagini a un PDF
Scrivere del testo è solo una parte del lavoro. Spesso quello che ci serve davvero è firmare un documento. Possiamo inserire la nostra firma in diversi modi: disegnandola direttamente con il dito o il mouse, caricando un’immagine della firma già fatta.
Allo stesso modo possiamo aggiungere immagini: il logo della nostra azienda, una foto, un timbro. Una volta inserita, l’immagine si può spostare, ridimensionare e posizionare con precisione dove vogliamo. È particolarmente comodo quando dobbiamo firmare contratti a distanza o mettere il timbro aziendale su un documento ufficiale senza passare dalla stampa.
Non dimentichiamo le annotazioni. Possiamo evidenziare le parti importanti con colori a piacere, disegnare forme come rettangoli e cerchi per cerchiare un dato, aggiungere frecce per indicare qualcosa. Tutto utilissimo quando dobbiamo revisionare un documento, lasciare un commento a un collega o preparare qualcosa da presentare.
Salvare e condividere il PDF modificato
Finito il lavoro, arriva il momento di salvare, ed è un passaggio da fare con un minimo di attenzione. La cosa fondamentale è esportare il file di nuovo in formato PDF, così da mantenere tutte le modifiche e la compatibilità con chiunque lo riceverà. Quasi tutti gli editor hanno un pulsante di download o esportazione ben visibile: un clic e il documento aggiornato arriva nella cartella dei download.
A quel punto condividerlo è facilissimo. Possiamo allegarlo a un’email e spedirlo, caricarlo su un servizio cloud come Drive o iCloud per averlo sempre a portata di mano, oppure inviarlo via messaggistica. Se l’abbiamo modificato dal telefono, il sistema ci proporrà direttamente le opzioni di condivisione che usiamo di solito.
Un piccolo accorgimento: prima di inviare il file definitivo, conviene riaprirlo e dargli un’occhiata veloce. Capita di accorgersi solo all’ultimo del classico “errorino”, ecco perché trenta secondi di controllo ci evitano l’imbarazzo di rimandare tutto da capo.
Consigli per non rovinare la formattazione originale
Ultimo punto, ma forse il più importante per chi cerca un risultato pulito. Quando scriviamo su un PDF, il rischio è di alterare l’aspetto del documento originale, e basta poco per fare un pasticcio.
Il primo consiglio è di non esagerare con le dimensioni del testo. Se il modulo ha campi piccoli, scegliamo un font proporzionato, altrimenti le nostre scritte coprono il resto. Cerchiamo anche di rispettare lo stile del documento: se è scritto in un carattere sobrio, evitiamo di aggiungere testo con font stravaganti che stonano.
Attenzione poi alla posizione. Prendiamoci il tempo di posizionare bene ogni elemento, allineandolo alle righe e ai campi esistenti. E se poi non siamo sicuri al 100% di compilare tutto subito, allora lavoriamo su una copia: prima di iniziare a scrivere, salviamo da parte il PDF originale intatto. Così, se qualcosa va storto o vogliamo ricominciare, abbiamo sempre la versione di partenza a cui tornare.